Merge Add-on functionaliteit

Versie 3.2 Standalone én Netwerk – Releasedatum: 02-2011

Beschrijving:
Wat is Afdruk samenvoegen?
Afdruk samenvoegen is een functie van Microsoft Word. U kunt hiermee algemene informatie, zoals een standaardbrief, samenvoegen met variabele informatie (bijvoorbeeld velden uit adresgegevens van Easy Rolodex). Op die manier kunt u documenten maken die bijna volledig identiek zijn: Het hoofdgedeelte van het document is hetzelfde voor alle klanten, maar toch is het document aangepast aan bepaalde adresgegevens in de database.

Bij het samenvoegen komen drie hoofdonderdelen kijken:

  • Het hoofddocument dat de algemene informatie bevat: tekst en afbeeldingen. Het hoofddocument bepaalt tevens de vorm van het uiteindelijke samengevoegde document, bijvoorbeeld
  • een standaardbrief, enveloppen of etiketten. Dit document noemt men ook wel de ‘template’
  • Het gegevensbestand dat de variabele informatie bevat, zoals een lijst met namen en adressen
  • Het samengevoegde document dat een combinatie van standaardtekst en variabele informatie bevat

Het hoofddocument bevat de standaardtekst en de afbeeldingen die in elke versie van het samengevoegde document worden opgenomen. In het hoofddocument neemt u speciale instructies op, de zogenaamde samenvoegvelden. Hiermee geeft u aan waar de variabele informatie moet worden ingevoegd. Tijdens het samenvoegen van de informatie uit het gegevensbestand en het hoofddocument worden de samenvoegvelden vervangen door de variabele, persoonlijke informatie. Het resultaat hiervan is een samengevoegd document met een combinatie van standaardtekst en variabele informatie.

Het gegevensbestand bevat de informatie (zoals namen, adressen, telefoonnummers enzovoort) die per versie van het document verschilt. Dit bestand wordt door Easy Rolodex automatisch aangemaakt.

Het samenvoeg proces bestaat uit drie stappen:
1. Maak een selectie van 1 of meer adressen in Easy Rolodex
2. Kies het hoofddocument (template)
3. Het gegevensbestand wordt door Easy Rolodex aangemaakt
4. De gegevens samenvoegen

In de volgende procedure wordt beschreven hoe u een standaardbrief in Easy Rolodex samenvoegt met een gegevensbestand. De procedure voor het maken van samengevoegde enveloppen of etiketten is identiek.

Stap 1: Maak uw selectie van adressen in Easy Rolodex, in dit voorbeeld 3 stuks

info_merge_addon_picture1

Stap 2: Klik op de ‘Merge’ knop

info_merge_addon_picture2

 

 

 

Stap 3: Het volgende pop-up venster wordt getoond, kies hier het hoofddocument (template)
info_merge_addon_slidepic1

Stap 4: In dit voorbeeld is gekozen voor de template ‘persoonlijke brief’, klik op de knop ‘Openen’…

Hierna wordt het hoofddocument samengevoegd met de data van Easy Rolodex, het samengevoegde document wordt aangemaakt, in dit voorbeeld wordt 1 Word document gemaakt met daarin 3 brieven. Het samengevoegd document wordt aangemaakt in uw persoonlijke ‘Mijn Documenten’ folder.
info_merge_addon_picture4

Het samengevoegd document wordt getoond in Microsoft Word, in dit voorbeeld in Office Word 2010, vanaf Office Word 2003 kan er probleemloos gebruik worden gemaakt van deze Easy Rolodex Add-on.
samengevoegd_document
Hoe ziet zo’n hoofddocument (template) er nu uit? Van het hierboven gebruikte document wordt hieronder de template weergegeven.
In het rood omkaderde ziet u de veldnamen uit Easy Rolodex staan, uiteraard zijn alle velden, inclusief de variabele velden, te gebruiken voor de Mail Merge Add-on.

Zoals u gewend bent krijgt u een handleiding met hierin alle beschikbare velden en een beschrijving hoe u zelf een hoofddocument aan kunt maken.
info_merge_addon_picture7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Welke template voorbeelden zijn nog meer aanwezig in Easy Rolodex?

De Adressenlijst:

info_merge_addon_picture8

Etiket Avery 6092, compleet:
Overigens is dit een voorbeeld en kunt u zelf ieder etiket formulier aanmaken!

info_merge_addon_picture9

 

Complete adresinformatie, inclusief variabelen:

info_merge_addon_picture10

 

Een zakelijke brief:

info_merge_addon_picture11

 

Hierboven worden enkele voorbeelden weergegeven welke in de standaard installatie beschikbaar zijn. Als u de Add-on eenmaal heeft aangeschaft kunt u onbeperkt templates aanmaken!
Bij de installatie bestanden van deze Add-on wordt een duidelijke handleiding meegeleverd. Hierin staan alle beschikbare velden én een uitleg over u een template zelf aan kunt maken.